Teneduría de libros y contabilidad en Hong Kong
Teneduría de libros y contabilidad en Hong Kong
Mantener en marcha una empresa de Hong Kong es barato, y justamente por eso el papeleo es tan fácil de dejar para después. La mayoría de los fundadores con los que hablamos registran la empresa, abren la cuenta, empiezan a operar y dejan la contabilidad para más tarde. Entonces se pasa un plazo de presentación, los registros son un desastre cuando llega la auditoría, y el banco que con gusto abrió la cuenta empieza a preguntar por qué el papeleo no cuadra.
En USG llevamos años del lado del cliente en estas auditorías. El ciclo anual de cumplimiento no es complicado una vez que ves su forma completa. El problema surge de tratar cada pieza como una sorpresa aparte en lugar de como una rutina que planificas de antemano. Así es como se ve el año en realidad, y dónde los emprendedores pierden tiempo y dinero.
El ritmo anual de tu empresa
Toda empresa de Hong Kong funciona con la misma rutina anual, anclada a la fecha en que la constituiste. Una vez que conoces los pasos, puedes prepararte para cada uno en lugar de reaccionar a las cartas del gobierno.
Este es el ciclo, en orden:
- Renueva el certificado de Business Registration (registro mercantil), alrededor del aniversario de tu constitución.
- Presenta la declaración anual (formulario NAR1) dentro de los 42 días posteriores a ese aniversario.
- Lleva tus libros durante todo el año y luego entrégalos a tu contador cuando termine el año fiscal.
- Haz auditar las cuentas por un CPA (contador público) de Hong Kong.
- Presenta la declaración del Profits Tax (impuesto sobre los beneficios) con las cuentas auditadas adjuntas.
- Paga el impuesto una vez que el Inland Revenue Department envíe la factura.
Los dos primeros son pasos administrativos breves que normalmente gestiona tu secretaría corporativa. El resto es donde está el trabajo de verdad – tus libros durante todo el año, y luego la auditoría y la declaración de impuestos que dependen de ellos – y de lo que trata la mayor parte de este artículo.
La contabilidad bien hecha: la disciplina de los documentos
La contabilidad en Hong Kong no es opcional, y en realidad no se trata del software. Todo se reduce a conservar los documentos que prueban lo que hizo tu empresa: las facturas y los contratos detrás de cada operación, y los estados de cuenta bancarios que muestran el movimiento del dinero. Esos registros son la base con la que se construyen tus estados financieros, y sobre lo que se apoyan la auditoría y la declaración de impuestos. Si en enero los dejas como una caja de zapatos llena de PDFs, lo pagas en honorarios de contador y en preguntas de la auditoría.
La única regla que ahorra más dolores de cabeza a los emprendedores: cada movimiento en tu estado de cuenta necesita un documento que lo respalde. El dinero que entra debe corresponder a una factura de venta o a un contrato. El dinero que sale debe corresponder a una factura de proveedor o a un gasto. Cuando un pago no tiene ningún papel detrás, el auditor no puede tratarlo como un costo del negocio – volveremos sobre lo que eso le hace a tu factura de impuestos.
El sistema de archivo que damos a los clientes es aburrido, y funciona. Ordena los documentos en una carpeta por cada mes, y dentro de cada mes divídelos por tipo:
- Compras de bienes
- Compras de servicios
- Ventas de bienes y servicios
- Alquiler y almacenamiento
- Logística
- Todo lo demás
Cierra cada mes a medida que avanzas. Cuando termina el año fiscal, preparar los estados es cuestión de reunir carpetas que ya llenaste, no de reconstruir doce meses de memoria. Este es además el formato exacto que un contador necesita para armar tus estados, así que la disciplina rinde por ambos lados.
La auditoría anual – y la «exención de HK$2 millones» que no existe
Este es el mito que más les cuesta a los fundadores: que una empresa pequeña de Hong Kong no necesita auditoría. Sí la necesita. Toda empresa activa de Hong Kong se audita cada año por un CPA local, sin importar lo pequeña que sea la facturación ni si tuvo ganancias. La única excepción es una empresa genuinamente inactiva, sin transacciones y sin actividad alguna.
La confusión viene de un número real usado en el lugar equivocado. Hong Kong grava los beneficios en dos tramos: 8.25% sobre los primeros HK$2 millones de beneficio, y 16.5% por encima de eso. Los fundadores oyen «HK$2 millones», suponen que es una línea por debajo de la cual pueden saltarse la auditoría, y se llevan una sorpresa desagradable. No existe tal línea. La cifra de HK$2 millones fija la tasa de impuesto y no tiene nada que ver con la auditoría. Si has manejado una empresa en Singapur, esta es una de las diferencias reales entre las dos: Singapur exime de auditoría a las empresas pequeñas, y Hong Kong no.
Ayuda saber en qué se fija el auditor, porque te dice qué documentos mantener en orden. La revisión funciona en tres capas:
- Primero tus estados de cuenta bancarios – cada transacción de entrada y salida, el panorama completo, nada por muestreo.
- Luego las facturas y los contratos detrás de esas transacciones. A una empresa onshore normal (que tributa localmente) le revisan una muestra de ellos. Reclama la exención de ganancias extranjeras, y el auditor revisa cada uno de ellos.
- Por último, cualquier cosa pagada fuera de la cuenta de la empresa – por ejemplo, un gasto que el director cubrió de su bolsillo – revisada con sus propios documentos.
Esas mismas cuentas auditadas suelen reaparecer en el banco, que puede pedir verlas cuando revisa tu relación.
Por esto la regla de correspondencia importa tanto. Un pago saliente sin una factura detrás no solo se ve desordenado. El auditor no puede contarlo como un gasto del negocio, así que se trata como dinero que el director retiró – lo que significa que no reduce en nada tu beneficio imponible. Los registros descuidados hacen más que retrasar la auditoría. Pueden aumentar el impuesto que debes.
La declaración del Profits Tax, y cuándo llega la factura
El sistema tributario de Hong Kong es una de las principales razones por las que los fundadores eligen Hong Kong, y el ritmo de presentación es más lento de lo que la mayoría espera. Tu primera declaración del Profits Tax suele llegar dentro de los 18 meses posteriores a la constitución. La mayoría de los emprendedores la esperan en el primer año y los toma por sorpresa cuando no llega. Después de eso llega una vez al año, vinculada al cierre de tu año fiscal. La presentas con las cuentas auditadas adjuntas, normalmente dentro del mes siguiente a recibirla, aunque es común una prórroga de hasta tres meses.
Luego viene una espera. Después de presentar, el Inland Revenue Department revisa todo y emite un Notice of Assessment (aviso de liquidación tributaria), que es la verdadera factura de impuestos. Esto puede tardar meses y, por nuestra propia experiencia, se ha alargado mucho más en épocas de retrasos acumulados. Pagas una vez que llega la factura, normalmente dentro de uno a dos meses. En tu primer año de pago, presupuesta un cobro mayor del que esperas: Hong Kong cobra el impuesto adeudado más un pago provisional a cuenta del año siguiente, así que esa primera factura ronda el doble. Si tu empresa tuvo pérdidas, o se aprobó su solicitud de exención de ganancias extranjeras, recibes en cambio un aviso «nil» (en cero).
Vale la pena conocer, para planificar, un par de cosas que Hong Kong no grava. No hay IVA ni GST, ni retención de impuestos sobre los dividendos pagados a los dueños. Los beneficios se gravan sobre el beneficio neto y no sobre la facturación, que es toda la razón por la que una contabilidad limpia se paga sola: cada gasto legítimo que puedas documentar reduce la base. La mecánica más profunda de las tasas y de las solicitudes de exención de ganancias extranjeras merece su propio tratamiento, y la repasamos en la página de impuestos de Hong Kong.
Declaraciones de personal: solo si contratas en Hong Kong
Esta parte es más pequeña de lo que los fundadores temen. Si empleas a personas en Hong Kong, entran en juego algunas declaraciones:
- Una declaración anual del empleador (los formularios IR56).
- Una breve declaración cada vez que alguien se incorpora o se va.
- Aportes mensuales al plan de pensiones MPF (fondo de pensiones obligatorio).
Los salarios que declaras tienen que coincidir con la línea de costos de personal en tus cuentas auditadas, así que esto vuelve a conectar con unos libros limpios. Pero la mayoría de los fundadores con los que trabajamos operan de forma austera, con su equipo fuera de Hong Kong. Si operas sin nómina – una empresa de un solo fundador, o un equipo contratado como prestadores de servicios en lugar de empleados – no hay ninguna declaración del empleador que presentar. Pero si pones a un equipo remoto en nómina, Hong Kong sigue esperando un IR56B anual por cada uno, cotejado con la línea de costos de personal en tus cuentas auditadas; la exención la reclama entonces el empleado. El MPF aplica solo al personal dentro de Hong Kong.
Quién lleva tus libros – y por qué la opción barata te cuesta en silencio
Dos proveedores no son opcionales en Hong Kong: una secretaría corporativa con licencia y un domicilio social para la correspondencia oficial. La secretaría lleva tus libros societarios, presenta los cambios ante el Companies Registry, vigila los plazos del NAR1 y del BR, y mantiene el registro de quién controla la empresa. Sin una secretaría activa, tu empresa no puede presentar su declaración anual y queda en incumplimiento.
La contabilidad y la auditoría son una decisión distinta. Puedes encontrar contadores en casi cualquier lugar, y muchas firmas de Hong Kong y de China continental hacen el procesamiento de forma barata y competente. Aquí está la trampa que vemos constantemente: un contador de bajo costo procesa lo que le envías y nada más. No entiende tu negocio, así que no te va a advertir de la factura con el nombre de empresa equivocado, ni del pago que está en tu estado de cuenta sin un contrato detrás. Contabiliza tus errores con la misma fidelidad que tus buenos registros.
Esa es la parte que los emprendedores subestiman. El valor no está en el ingreso de datos. Está en la persona intermedia que lee tu negocio, revisa los documentos antes de que lleguen al contador y detecta un problema cuando todavía es barato de corregir. Esa es la capa alrededor de la cual construimos USG. Si tu estructura es complicada – un pasaporte «difícil», o empresas relacionadas que se facturan entre sí – esa capa de revisión vale mucho más que la diferencia de precio en la contabilidad misma.
Preguntas comunes
Sí. Toda empresa activa de Hong Kong se audita cada año por un CPA local, sin importar lo pequeña que sea la facturación ni si tuvo ganancias. La única excepción es una empresa genuinamente inactiva, sin transacciones en absoluto. La cifra de HK$2 millones que la gente cita es la tasa de impuesto de dos tramos, no un umbral de auditoría – no existe un nivel de facturación por debajo del cual se omita la auditoría.
Normalmente dentro de los 18 meses posteriores a la constitución, no en tu primer año – lo que sorprende a mucha gente. Después de eso, la declaración del Profits Tax llega una vez al año, vinculada al cierre de tu año fiscal. La presentas con las cuentas auditadas adjuntas, normalmente dentro del mes siguiente a recibirla, y es común una prórroga de hasta tres meses.
Puedes llevar tus propios registros, y deberías llevarlos bien – el sistema de carpetas mensuales de este artículo es exactamente eso. Lo que no puedes hacer por tu cuenta es la auditoría; esa tiene que ser firmada por un CPA de Hong Kong con licencia. El verdadero riesgo de unos libros totalmente hechos por ti mismo es enviar registros sin revisar a un contador que luego contabiliza tus errores con la misma fidelidad que todo lo demás.
Hay sanciones gubernamentales, pero el costo que los fundadores sienten primero es el banco. Los bancos piden tu Business Registration más reciente y tu declaración anual, y a veces las cuentas auditadas, para mantener la cuenta en regla. Una empresa que ha quedado en incumplimiento es justo el tipo de expediente que un banco empieza a cuestionar – y una cuenta congelada o cerrada es un problema mucho mayor que una multa por presentación tardía.
No. La declaración del empleador (formulario IR56B) se presenta por cada empleado que figure en tus cuentas auditadas, dondequiera que esté; solo el MPF se limita al personal dentro de Hong Kong. Así que un equipo totalmente remoto aún necesita un IR56B anual por cada persona, y la exención de impuestos la reclama entonces el empleado. Una empresa sin nómina alguna – solo el fundador, o un equipo con contratos – no presenta nada. De todos modos presentas la propia declaración anual de la empresa y su declaración de impuestos como de costumbre.
Cada factura y contrato detrás de tus operaciones, más los estados de cuenta bancarios que muestran el movimiento del dinero – cotejados de modo que cada movimiento en el estado tenga un documento detrás. Consérvalos ordenados por mes desde el primer día y guárdalos durante al menos siete años, el período legal de conservación de registros de Hong Kong, porque la auditoría y cualquier revisión posterior por parte del Inland Revenue Department ocurren meses después de que cierra el año.
¿Necesitas ayuda con esto?
Si vienes de un país «difícil» y el lado del cumplimiento es donde esperas problemas, esto es lo que manejamos todos los días – gestionamos el ciclo anual completo para nuestras propias empresas de Hong Kong y para fundadores que llegaron a nosotros después de que un proveedor dejó que el papeleo se descuidara. Reserva una llamada gratuita y trazaremos cómo debería verse tu año.