Teneduría de libros y contabilidad en Hong Kong
Teneduría de libros y contabilidad en Hong Kong
Mantener en marcha una empresa de Hong Kong es barato, y justamente por eso el papeleo es tan fácil de dejar para después. Un fundador registra la empresa, abre la cuenta, empieza a operar y deja la contabilidad para más tarde. Entonces se pasa un plazo de presentación y los registros son un desastre cuando llega la auditoría, y el banco que con gusto abrió la cuenta empieza a preguntar por qué el papeleo no cuadra.
En USG llevamos años del lado del cliente en estas auditorías. El ciclo anual de cumplimiento no es complicado una vez que ves su forma completa. El problema surge de tratar cada pieza como una sorpresa aparte en lugar de como una rutina que planificas de antemano. A continuación, el año completo, con los puntos donde los emprendedores pierden tiempo y dinero.
El ritmo anual de tu empresa
Toda empresa de Hong Kong funciona con la misma rutina anual, anclada a la fecha en que la constituiste. Una vez que conoces la secuencia, puedes prepararte para cada paso en lugar de reaccionar a las cartas del gobierno.
Este es el ciclo, en orden:
- Renueva el certificado de Business Registration (registro mercantil), alrededor del aniversario de tu constitución.
- Presenta la declaración anual (formulario NAR1) dentro de los 42 días posteriores a ese aniversario.
- Lleva tus libros durante todo el año y luego entrégalos a tu contador cuando termine el año fiscal.
- Haz auditar las cuentas por un CPA (contador público) de Hong Kong.
- Presenta la declaración del Profits Tax (impuesto sobre los beneficios) con las cuentas auditadas adjuntas.
- Paga el impuesto una vez que el Inland Revenue Department envíe la factura.
Los dos primeros son pasos administrativos breves que normalmente gestiona tu secretaría corporativa. El resto es el grueso del trabajo – tus libros durante todo el año, y luego la auditoría y la declaración de impuestos que dependen de ellos – y de eso trata la mayor parte de este artículo.
La contabilidad bien hecha: la disciplina de los documentos
La contabilidad en Hong Kong no es opcional, y se reduce a conservar los documentos que prueban lo que hizo tu empresa: las facturas y los contratos detrás de cada operación, y los estados de cuenta bancarios que muestran el movimiento del dinero. Esos registros son la base con la que se construyen tus estados financieros, y sobre lo que se apoyan la auditoría y la declaración de impuestos. Si los dejas como un montón desordenado de PDFs hasta el cierre del año, lo pagas en honorarios de contador y en preguntas de la auditoría.
Cada movimiento en tu estado de cuenta necesita un documento que lo respalde. El dinero que entra debe corresponder a una factura de venta o a un contrato. El dinero que sale debe corresponder a una factura de proveedor o a un gasto. Cuando un pago no tiene ningún papel detrás, el auditor no puede tratarlo como un costo del negocio – volveremos sobre lo que eso le hace a tu carga fiscal.
El sistema de archivo que damos a los clientes es aburrido, y funciona. Ordena los documentos en una carpeta por cada mes, y dentro de cada mes divídelos por tipo:
- Compras de bienes
- Compras de servicios
- Ventas de bienes y servicios
- Alquiler y almacenamiento
- Logística
- Todo lo demás
Cierra cada mes a medida que avanzas. Cuando termina el año fiscal, preparar los estados es cuestión de reunir carpetas que ya llenaste, no de reconstruir doce meses de memoria. Este es además el formato exacto que un contador necesita para armar tus estados, así que la disciplina rinde por ambos lados. Conserva también los años cerrados: Hong Kong exige esos registros durante siete años, conforme a la Inland Revenue Ordinance y la Companies Ordinance.
La auditoría anual: no existe una exención de HK$2 millones
Hay un mito que les cuesta dinero a los fundadores: que una empresa pequeña de Hong Kong no necesita auditoría. Sí la necesita. Un CPA local audita cada año a toda empresa activa de Hong Kong, sin importar lo pequeña que sea la facturación ni si tuvo ganancias. La única excepción es una empresa declarada formalmente inactiva – sin ninguna transacción, y con una resolución especial de los accionistas, presentada ante el Companies Registry, que así lo declare.
La confusión viene de un número usado en el lugar equivocado. Hong Kong grava los beneficios en dos tramos: 8.25% sobre los primeros HK$2 millones de beneficio, y 16.5% por encima de eso. Los fundadores oyen «HK$2 millones» y suponen que es una línea por debajo de la cual pueden saltarse la auditoría. No existe tal línea. La cifra de HK$2 millones fija la tasa de impuesto y no tiene nada que ver con la auditoría. Si has manejado una empresa en Singapur, toma nota de la diferencia: la exención de auditoría de Singapur para empresas pequeñas no tiene equivalente en Hong Kong.
Ayuda saber en qué se fija el auditor, porque te dice qué documentos mantener en orden. La revisión funciona en tres capas:
- Primero tus estados de cuenta bancarios – cada transacción de entrada y salida, sin nada por muestreo.
- Luego las facturas y los contratos detrás de esas transacciones. A una empresa onshore normal (que tributa localmente) le revisan una muestra de ellos. Reclama la exención de ganancias extranjeras, y el auditor revisa cada uno de ellos.
- Por último, cualquier cosa pagada fuera de la cuenta de la empresa – por ejemplo, un gasto que el director cubrió de su bolsillo – revisada con sus propios documentos.
Esas mismas cuentas auditadas a veces reaparecen en el banco, que puede pedir verlas cuando revisa tu relación.
Por esto la regla de correspondencia importa tanto. Un pago saliente sin una factura detrás no solo se ve desordenado. El auditor no puede contarlo como un gasto del negocio, así que se trata como dinero que el director retiró – lo que significa que no reduce en nada tu beneficio imponible. Los registros descuidados retrasan la auditoría y pueden aumentar el impuesto que debes.
La declaración del Profits Tax y la fecha de pago
El sistema tributario de Hong Kong es una de las principales razones por las que los fundadores eligen Hong Kong, y el ciclo de presentación empieza despacio. Tu primera declaración del Profits Tax llega unos 18 meses después de la constitución, así que el primer año pasa sin ninguna. Después de eso llega una vez al año, vinculada al cierre de tu año fiscal. La presentas con las cuentas auditadas adjuntas, normalmente dentro del mes siguiente a recibirla, aunque es común una prórroga de hasta tres meses.
Luego viene una espera. Después de presentar, el Inland Revenue Department revisa todo y emite un Notice of Assessment (aviso de liquidación tributaria), que es la propia factura de impuestos. Esto puede tardar meses y, por nuestra propia experiencia, se ha alargado mucho más en épocas de retrasos acumulados. Pagas una vez que llega la factura, normalmente dentro de uno a dos meses. En tu primer año de pago, presupuesta un cobro mayor: Hong Kong cobra el impuesto adeudado más un pago provisional a cuenta del año siguiente, así que esa primera factura ronda el doble. Si tu empresa tuvo pérdidas, o se aprobó su solicitud de exención de ganancias extranjeras, recibes en cambio un aviso «nil» (en cero).
Vale la pena conocer, para planificar, un par de cosas que Hong Kong no grava. No hay IVA ni GST, ni retención de impuestos sobre los dividendos pagados a los dueños. Los beneficios se gravan sobre el beneficio neto y no sobre la facturación, que es toda la razón por la que una contabilidad limpia se paga sola: cada gasto legítimo que puedas documentar reduce la base. La mecánica más profunda de las tasas y de las solicitudes de exención de ganancias extranjeras merece su propio tratamiento, y la repasamos en la página de impuestos de Hong Kong.
Declaraciones de personal: la nómina, dondequiera que esté tu equipo
Esta parte es breve. Si empleas a personas en Hong Kong, entran en juego algunas declaraciones:
- Una declaración del empleador cada año (los formularios IR56).
- Una breve declaración cada vez que alguien se incorpora o se va.
- Aportes mensuales al plan de pensiones MPF (fondo de pensiones obligatorio).
Los salarios que declaras tienen que coincidir con la línea de costos de personal en tus cuentas auditadas, así que esto vuelve a conectar con unos libros limpios. Pero la mayoría de los fundadores con los que trabajamos no tienen personal en Hong Kong; su equipo trabaja en otro lugar. Si operas sin nómina – una empresa de un solo fundador, o un equipo contratado como prestadores de servicios en lugar de empleados – la declaración del empleador se presenta en cero. Pero si pones a un equipo remoto en nómina, Hong Kong sigue esperando un IR56B anual por cada uno; la exención la reclama entonces el empleado. El MPF aplica solo al personal dentro de Hong Kong.
Cómo elegir tu secretaría corporativa y tu contador
Dos proveedores no son opcionales en Hong Kong: una secretaría corporativa y un domicilio social para la correspondencia oficial. Ambos suelen venir de una firma con licencia. La secretaría lleva tus libros societarios, presenta los cambios ante el Companies Registry, vigila los plazos del NAR1 y del BR, y mantiene el registro de quién controla la empresa. Sin una secretaría activa, tu empresa no puede presentar su declaración anual y queda en incumplimiento.
La contabilidad y la auditoría son una decisión distinta. Puedes encontrar contadores en casi cualquier lugar, y muchas firmas de Hong Kong y de China continental hacen el procesamiento de forma barata y competente. Un contador de bajo costo, sin embargo, procesa lo que le envías y nada más. No entiende tu negocio, así que no te va a advertir de la factura con el nombre de empresa equivocado, ni del pago que está en tu estado de cuenta sin un contrato detrás. Contabiliza tus errores con la misma fidelidad que tus buenos registros.
Un mejor proveedor añade una persona intermedia que lee tu negocio y revisa los documentos antes de que lleguen al contador, para que un problema se detecte cuando todavía es barato de corregir. USG ofrece esa capa de revisión. Si tu estructura es complicada – un pasaporte «difícil», o empresas relacionadas que se facturan entre sí – la revisión vale mucho más que la diferencia de precio en la contabilidad misma.
Preguntas comunes
Sí. Un CPA local audita cada año a toda empresa activa de Hong Kong, sin importar lo pequeña que sea la facturación ni si tuvo ganancias. La única excepción es una empresa declarada formalmente inactiva, sin transacciones en absoluto. La cifra de HK$2 millones que la gente cita es la tasa de impuesto de dos tramos, no un umbral de auditoría – no existe un nivel de facturación por debajo del cual se omita la auditoría.
Unos 18 meses después de la constitución – en el primer año no llega nada. Después de eso, la declaración del Profits Tax llega una vez al año, vinculada al cierre de tu año fiscal. La presentas con las cuentas auditadas adjuntas, normalmente dentro del mes siguiente a recibirla, y es común una prórroga de hasta tres meses.
Puedes llevar tus propios registros, y deberías llevarlos bien – el sistema de carpetas mensuales de este artículo es exactamente eso. Lo que no puedes hacer por tu cuenta es la auditoría; esa tiene que ser firmada por un CPA de Hong Kong con licencia. El riesgo de unos libros totalmente hechos por ti mismo es enviar registros sin revisar a un contador que luego contabiliza tus errores con la misma fidelidad que todo lo demás.
Si no presentas el NAR1 a tiempo, el recargo empieza en HKD 870 y aumenta cuanto más lo dejes, y no renovar el Business Registration puede acarrear una multa. El costo más pesado es el banco. Los bancos piden ver el certificado de Business Registration, junto con tu declaración anual y a veces las cuentas auditadas, para mantener la cuenta en regla. Una empresa que ha quedado en incumplimiento es justo el tipo de expediente que un banco empieza a cuestionar, y una cuenta congelada o cerrada pesa más que cualquier recargo por presentación tardía.
Sí, si alguien está en nómina. La declaración del empleador cubre a cada empleado que figure en tus cuentas auditadas, dondequiera que esté, así que un equipo totalmente remoto aún necesita un IR56B anual por cada persona; la exención la reclama entonces el empleado en su propia declaración. Una empresa sin ninguna línea de salarios presenta la declaración del empleador en cero, y esa opción se cierra en el momento en que cualquier director cobra una remuneración, por pequeña que sea. El MPF aplica solo al personal dentro de Hong Kong.
Cada factura y contrato detrás de tus operaciones, más los estados de cuenta bancarios que muestran el movimiento del dinero – cotejados de modo que cada movimiento en el estado tenga un documento detrás. Consérvalos ordenados por mes desde el primer día y guárdalos durante al menos siete años, el período legal de conservación de registros de Hong Kong, porque la auditoría y cualquier revisión posterior por parte del Inland Revenue Department ocurren meses después de que cierra el año.
¿Necesitas ayuda con esto?
Si tus libros se han descuidado, o una fecha ya se pasó, ese es un trabajo que USG asume – todo el ciclo anual, desde las carpetas, pasando por la auditoría, hasta la declaración. Reserva una llamada gratuita y revisaremos en qué punto está tu año.