Escrituração contábil e contabilidade em Hong Kong
Escrituração contábil e contabilidade em Hong Kong
Uma empresa de Hong Kong é barata de manter funcionando, e é exatamente por isso que a papelada é tão fácil de empurrar com a barriga. A maioria dos fundadores com quem conversamos abre a empresa, abre a conta, começa a operar e deixa a escrituração contábil para depois. Aí um protocolo atrasa, a documentação está uma bagunça na hora da auditoria, e o banco que ficou feliz em abrir a conta começa a perguntar por que a papelada não fecha.
A USG está do lado do cliente nessas auditorias há anos. O ciclo anual de compliance não é complicado depois que você consegue enxergar o formato inteiro dele. O problema vem de tratar cada peça como uma surpresa isolada, em vez de uma rotina que você planeja. Aqui está como o ano realmente é, e onde os empreendedores perdem tempo e dinheiro.
O ritmo anual da sua empresa
Toda empresa de Hong Kong segue a mesma rotina anual, ancorada na data em que você abriu a empresa. Depois que você conhece os tempos, dá para se preparar para cada um em vez de reagir a cartas do governo.
Este é o ciclo, na ordem:
- Renove o Business Registration Certificate (certificado de registro comercial), por volta do aniversário de abertura da empresa.
- Protocole a Annual Return (formulário NAR1, a declaração anual) em até 42 dias desse aniversário.
- Mantenha a sua escrituração em dia ao longo do ano e entregue tudo ao seu contador depois que o exercício fiscal se encerrar.
- Mande auditar as contas por um CPA (contador licenciado em Hong Kong).
- Protocole a Profits Tax Return (a declaração de imposto sobre lucros) com as contas auditadas anexadas.
- Pague o imposto quando o Inland Revenue Department (a autoridade tributária de Hong Kong) enviar a conta.
Os dois primeiros são etapas administrativas curtas que o seu secretariado corporativo normalmente resolve. O resto é onde está o trabalho de verdade – a sua escrituração ao longo do ano, depois a auditoria e a declaração de imposto que dependem dela – e é para lá que vai a maior parte deste artigo.
Escrituração contábil bem feita: a disciplina documental
A escrituração contábil em Hong Kong não é opcional, e não tem muito a ver com software. No fim das contas, ela é guardar os documentos que provam o que a sua empresa fez: as faturas e os contratos por trás de cada negócio, e os extratos bancários que mostram o dinheiro se movendo. É desses documentos que as suas demonstrações financeiras são construídas, e é sobre eles que a auditoria e a declaração de imposto se apoiam. Deixe tudo virar uma caixa de sapato cheia de PDFs em janeiro e você paga por isso em honorários de contador e em perguntas na auditoria.
A única regra que poupa mais dor de cabeça aos empreendedores: cada movimentação no seu extrato bancário precisa de um documento correspondente. O dinheiro que entra deve estar ligado a uma fatura de venda ou a um contrato. O dinheiro que sai deve estar ligado a uma fatura de fornecedor ou a uma despesa. Quando um pagamento não tem papel por trás, o auditor não pode tratá-lo como custo do negócio – vamos voltar ao que isso faz com a sua conta de imposto.
O sistema de organização que damos aos clientes é chato, e funciona. Separe os documentos em uma pasta para cada mês e, dentro de cada mês, divida-os por tipo:
- Compras de mercadorias
- Compras de serviços
- Vendas de mercadorias e serviços
- Aluguel e armazenagem
- Logística
- Todo o resto
Feche cada mês conforme avança. Quando o exercício fiscal se encerra, preparar as demonstrações vira uma questão de juntar pastas que você já preencheu, e não de reconstruir doze meses de memória. Esse é também exatamente o formato de que um contador precisa para montar as suas demonstrações, então a disciplina compensa dos dois lados.
A auditoria anual – e a “isenção de HK$2 milhões” que não existe
Este é o mito que mais custa caro aos fundadores: o de que uma empresa pequena de Hong Kong não precisa de auditoria. Precisa. Toda empresa ativa de Hong Kong é auditada todo ano por um CPA local, por menor que seja o faturamento e independentemente de ela ter dado lucro. A única exceção é uma empresa genuinamente dormente (dormant company), sem transações e sem nenhuma atividade.
A confusão vem de um número real usado no lugar errado. Hong Kong tributa os lucros em duas faixas: 8.25% sobre os primeiros HK$2 milhões de lucro e 16.5% acima disso. Os fundadores ouvem “HK$2 milhões”, presumem que é uma linha abaixo da qual dá para pular a auditoria e tomam uma surpresa desagradável. Essa linha não existe. O valor de HK$2 milhões define a alíquota do imposto e não tem nada a ver com a auditoria. Se você já tocou uma empresa em Singapura, essa é uma das diferenças de verdade entre os dois: Singapura dispensa da auditoria as empresas pequenas, e Hong Kong não.
Ajuda saber o que o auditor olha, porque isso mostra quais documentos você precisa manter limpos. A revisão funciona em três camadas:
- Primeiro os seus extratos bancários – cada transação de entrada e de saída, o quadro completo, nada por amostragem.
- Depois as faturas e os contratos por trás dessas transações. Em uma empresa comum, com lucro de fonte local, uma amostra deles é verificada. Peça a isenção, e o auditor confere cada um deles.
- Por fim, tudo o que foi pago fora da conta da empresa – digamos, uma despesa que o diretor cobriu do próprio bolso – revisado com base nos próprios documentos.
Essas mesmas contas auditadas costumam reaparecer no banco, que pode pedir para vê-las quando ele revisa o seu relacionamento.
É por isso que a regra da correspondência importa tanto. Um pagamento de saída sem uma fatura por trás não parece apenas desorganizado. O auditor não pode contá-lo como despesa do negócio, então ele passa a ser tratado como dinheiro que o diretor retirou – o que significa que não reduz em nada o seu lucro tributável. Uma documentação desleixada faz mais do que atrasar a auditoria. Ela pode aumentar o imposto que você deve.
A Profits Tax Return, e quando a conta chega
O sistema tributário de Hong Kong é uma das principais razões pelas quais os fundadores escolhem Hong Kong, e o ritmo das declarações é mais lento do que a maioria espera. A sua primeira Profits Tax Return normalmente chega em até 18 meses após a abertura da empresa. A maioria dos empreendedores espera por ela no primeiro ano e é pega de surpresa quando ela não chega. Depois disso, ela vem uma vez por ano, atrelada ao encerramento do seu exercício fiscal. Você a protocola com as contas auditadas anexadas, normalmente em até um mês depois de recebê-la, embora uma prorrogação de até três meses seja comum.
Depois vem a espera. Quando você protocola, o Inland Revenue Department analisa tudo e emite um Notice of Assessment, que é a conta de imposto de verdade. Isso pode levar meses e, pela nossa própria experiência, já demorou bem mais em períodos de acúmulo. Você paga quando a conta chega, normalmente em até um ou dois meses. No seu primeiro ano de pagamento, reserve orçamento para uma cobrança maior do que você espera: Hong Kong cobra o imposto devido mais um pagamento provisório referente ao ano seguinte, então essa primeira conta sai perto do dobro. Se a sua empresa teve prejuízo, ou se o pedido de isenção dela foi aprovado, você recebe um aviso “zerado” em vez disso.
Vale conhecer, para fins de planejamento, duas coisas que Hong Kong não tributa. Não há IVA nem GST, e não há retenção na fonte sobre dividendos pagos aos sócios. Os lucros são tributados sobre o lucro líquido, e não sobre o faturamento, que é justamente a razão pela qual uma escrituração limpa se paga: toda despesa legítima que você conseguir documentar reduz a base. As mecânicas mais profundas das alíquotas e dos pedidos de isenção merecem um texto próprio, e nós as percorremos na página de impostos em Hong Kong.
Declarações de pessoal: só se você contratar em Hong Kong
Essa parte é menor do que os fundadores temem. Se você emprega pessoas em Hong Kong, algumas declarações entram em cena:
- Uma Employer’s Return anual (os formulários IR56).
- Um protocolo curto cada vez que alguém entra ou sai.
- Contribuições mensais ao MPF (o fundo de previdência obrigatório de Hong Kong).
Os salários que você declara precisam bater com a linha de custo de pessoal nas suas contas auditadas, então isso volta a depender de uma escrituração limpa. Mas a maioria dos fundadores com quem trabalhamos opera enxuto, com a equipe fora de Hong Kong. Se você opera sem folha de pagamento – uma empresa só com o fundador, ou uma equipe contratada como prestadores de serviço em vez de funcionários – não há Employer’s Return a protocolar. Mas, se você coloca uma equipe remota na folha de pagamento, Hong Kong ainda espera um IR56B anual para cada um, correspondendo à linha de custo de pessoal nas suas contas auditadas; a isenção fiscal é então pedida pelo funcionário. O MPF vale apenas para funcionários dentro de Hong Kong.
Quem cuida da sua escrituração – e por que a opção barata custa caro sem você perceber
Dois prestadores não são opcionais em Hong Kong: um company secretary (secretariado corporativo) licenciado e um endereço registrado para a correspondência do governo. O company secretary mantém os seus livros societários, protocola as alterações no Companies Registry (o registro de empresas de Hong Kong), acompanha os prazos do NAR1 e do Business Registration e mantém o registro de quem controla a empresa. Sem um company secretary ativo, a sua empresa não consegue protocolar a declaração anual e fica fora de conformidade.
Escrituração contábil e auditoria são outra decisão. Você encontra contadores em praticamente qualquer lugar, e muitas empresas de Hong Kong e da China continental fazem o processamento de forma barata e competente. Aqui está a armadilha que vemos o tempo todo: um contador de baixo custo processa o que você manda e nada além disso. Eles não entendem o seu negócio, então não vão sinalizar a fatura com o nome errado da empresa, nem o pagamento parado no seu extrato sem contrato por trás. Eles registram os seus erros com a mesma fidelidade com que registram os seus bons documentos.
Essa é a parte que os empreendedores subestimam. O valor não está na digitação dos dados. Está na pessoa no meio do caminho, que lê o seu negócio, confere os documentos antes de eles chegarem ao contador e pega um problema enquanto ainda é barato resolver. Foi em torno dessa camada que construímos a USG. Se a sua estrutura é complicada – um passaporte “difícil”, ou empresas relacionadas que emitem faturas umas para as outras – essa camada de revisão vale muito mais do que a diferença de preço na escrituração em si.
Perguntas frequentes
Sim. Toda empresa ativa de Hong Kong é auditada todo ano por um CPA local, por menor que seja o faturamento e independentemente de ela ter tido lucro. A única exceção é uma empresa genuinamente dormente, sem nenhuma transação. O valor de HK$2 milhões que as pessoas citam é a alíquota do imposto em duas faixas, não um limite de auditoria – não existe um nível de faturamento abaixo do qual a auditoria seja dispensada.
Normalmente em até 18 meses após a abertura da empresa, não no seu primeiro ano – o que surpreende muita gente. Depois disso, a Profits Tax Return vem uma vez por ano, atrelada ao encerramento do seu exercício fiscal. Você a protocola com as contas auditadas anexadas, normalmente em até um mês depois de recebê-la, e uma prorrogação de até três meses é comum.
Você pode manter a sua própria documentação, e deve mantê-la bem – o sistema de pastas mensais deste artigo é exatamente isso. O que você não pode fazer internamente é a auditoria; ela tem que ser assinada por um CPA licenciado de Hong Kong. O risco de verdade de uma escrituração totalmente por conta própria é mandar documentos não conferidos para um contador que depois registra os seus erros com a mesma fidelidade com que registra todo o resto.
Existem penalidades do governo, mas o custo que os fundadores sentem primeiro é o banco. Os bancos pedem o seu Business Registration e a sua declaração anual mais recentes, e às vezes as contas auditadas, para manter a conta em situação regular. Uma empresa que ficou fora de conformidade é exatamente o tipo de dossiê que um banco começa a questionar – e uma conta bloqueada ou encerrada é um problema muito maior do que uma taxa por atraso na entrega.
Não. A Employer’s Return (formulário IR56B) é protocolada para cada funcionário que aparece nas suas contas auditadas, onde quer que ele esteja; só o MPF é limitado a funcionários dentro de Hong Kong. Então uma equipe totalmente remota ainda precisa de um IR56B anual para cada um, com a isenção fiscal pedida depois pelo próprio funcionário. Uma empresa sem nenhuma folha de pagamento – só com o fundador, ou com uma equipe por contrato – não protocola nada. Você continua protocolando a declaração anual e a declaração de imposto da própria empresa normalmente.
Toda fatura e todo contrato por trás dos seus negócios, mais os extratos bancários que mostram o dinheiro se movendo – correspondidos de modo que cada movimentação no extrato tenha um documento por trás. Mantenha tudo separado por mês desde o primeiro dia e guarde por pelo menos sete anos, o prazo legal de guarda de documentos de Hong Kong, porque a auditoria e qualquer revisão posterior do Inland Revenue Department acontecem meses depois do encerramento do ano.
Precisa de ajuda com isso?
Se você é de um país “difícil” e é do lado do compliance que você espera problema, é exatamente isso que resolvemos todo dia – nós conduzimos o ciclo anual completo das nossas próprias empresas de Hong Kong e de fundadores que chegaram até nós depois que um prestador deixou a papelada se acumular. Agende uma conversa gratuita e nós desenhamos como o seu ano deveria ser.