Secretariado corporativo, endereço registrado e declarações anuais – para a sua empresa de Hong Kong, China ou Singapura.

Em Hong Kong e Singapura, sim – um endereço registrado por meio de um prestador licenciado é prática padrão para setores que não exigem licença (consultoria, trading, serviços, marketing). O endereço recebe a correspondência oficial e é suficiente para abrir uma conta em fintech. Fornecemos endereço registrado nas duas jurisdições.

A exceção: setores com licença financeira (MSO, serviços de pagamento, valores mobiliários) ou solicitações a bancos de varejo em Hong Kong ou Singapura – a maioria dos reguladores e dos grandes bancos exige um contrato de locação de escritório físico, não um endereço virtual. Dizemos de que lado você está já na primeira conversa.

Na China, uma WFOE pode ser registrada em um escritório virtual – mas isso limita as opções bancárias, e um endereço virtual não vai se qualificar para a devolução do IVA na exportação mais adiante. Prática comum: alugar um escritório virtual ou em incubadora nos primeiros meses e migrar para um escritório físico quando a operação crescer.

Cada jurisdição tem o seu próprio padrão de penalidade. Em Hong Kong, a multa por atraso na entrega do NAR1 começa em HKD 870 e aumenta quanto mais tempo passa do prazo; um Business Registration não pago coloca em risco o direito da empresa de operar. Na China, perder o prazo de 30 de junho do AMR Annual Report joga a empresa na Abnormal Operations List (a lista de operações anormais). Em Singapura, a ACRA pode aplicar uma taxa por atraso e, depois, uma intimação judicial (até S$5,000 para a empresa e para os seus administradores em falta).

O nosso trabalho é tirar esses prazos do seu colo. Todo prazo entra no calendário desde o primeiro dia, com folga. Começamos a reunir documentos e a protocolar semanas antes de o prazo se encerrar.

Depende da jurisdição – e a diferença entre Hong Kong/Singapura e a China é grande.

Hong Kong e Singapura – relativamente simples. Mudanças de diretor, de acionista e de endereço são protocoladas no Companies Registry (HK) ou na ACRA (SG). Em transferências de ações em Hong Kong, incide um imposto de selo (stamp duty) de 0.2% sobre o valor transferido. A maioria dos protocolos de troca de diretor sai em poucos dias e de forma remota; transferências de ações com o processamento do imposto de selo de HK ficam prontas em uma a duas semanas.

China (WFOE) – outra escala de complexidade. Uma transferência de participação passa por três camadas, em sequência: uma deliberação do conselho aceitando a mudança, a liberação fiscal prévia junto à State Taxation Administration (a administração tributária chinesa) e, por fim, o protocolo da alteração societária na AMR. Prazo realista: oito a quatorze semanas do início ao fim. O vendedor paga imposto sobre o ganho – 10% de imposto retido na fonte para um vendedor pessoa jurídica, 20% de imposto de renda para uma pessoa física.

Trocar o representante legal (o 法定代表人) de uma WFOE é um processo à parte, pesado em documentação – alteração dos Articles of Association (o estatuto social), deliberação do conselho, pedido à AMR, mais o trabalho prático de atualizar bancos, autoridades fiscais, selos da empresa e licenças de operação. Os analistas locais interpretam as regras de formas diferentes entre cidades e distritos, então o prazo realista depende de onde a WFOE está registrada.

Seja qual for a sua jurisdição, percorremos a sequência inteira com você antes de qualquer documento ser protocolado.

Os itens específicos que assumimos com mais frequência:

• Apostilamento, tradução e legalização de documentos
• Emissão ou obtenção de Certificate of Good Standing (certidão de regularidade), certificados de ações, contratos de locação ou outros documentos fora do padrão que um banco ou uma contraparte possa pedir
• Reconstrução do registro societário quando os registros deixaram de bater – comum em empresas assumidas de um prestador anterior
• Coordenação com o órgão de registro na correspondência oficial – objeções, questionamentos e pedidos de documentos do Companies Registry, da ACRA ou da AMR
• Baixa voluntária / encerramento da empresa – na China isso inclui a etapa de liberação fiscal, que costuma ser a mais longa, de três a seis meses
• Manutenção de empresa dormente (dormant company) – manter uma empresa de Hong Kong pausada em situação regular, no nível mínimo de serviço exigido
• Alterações nos registros societários e na licença comercial (Business License) – titularidade, objeto social, capital registrado, nome da empresa, representante legal, endereço registrado
• Pedidos de devolução do IVA na exportação
• Registro de licença de importação e exportação para WFOEs na China (Alfândega, SAFE, CIQ)
• Registro de marca