Como registrar uma empresa em Hong Kong
Como registrar uma empresa em Hong Kong
Registrar uma empresa em Hong Kong é uma das partes mais fáceis de construir um negócio internacional. É rápido e quase inteiramente remoto, e custa menos do que a maioria dos empresários espera. O Certificate of Incorporation pode estar nas suas mãos em uma ou duas semanas.
O problema é o que vem depois. A USG já viu fundadores tratarem o registro como um exercício de preencher formulário, abrirem a empresa em poucos dias e depois passarem meses sem conseguir abrir uma conta bancária. A causa costuma ser uma decisão no formulário de constituição que eles não sabiam que importava. Conhecemos o muro bancário que vem depois de uma abertura descuidada, e sabemos como manter uma empresa longe dele.
Então este é um guia passo a passo para registrar uma empresa de Hong Kong do jeito certo. A maioria das etapas é simples. Duas delas decidem em silêncio se a sua conta bancária abre depois, e são justamente essas que os fundadores de países “difíceis” erram sem perceber. Se você ainda está decidindo se Hong Kong é mesmo a base certa, comece lendo por que os fundadores escolhem Hong Kong – este guia parte do princípio de que você já decidiu.
Antes de protocolar: decida o que você está construindo
Quase todo fundador internacional deveria registrar uma private limited company. Ela dá a você responsabilidade limitada e é a estrutura que bancos e contrapartes sérias esperam ver. As outras formas existem, mas raramente servem a um negócio transfronteiriço.
Empreendedores às vezes perguntam sobre a sole proprietorship (firma individual) para economizar um pouco. Essa estrutura não funciona para não residentes: registrar uma exige carteira de identidade de Hong Kong, então um fundador que mora fora não pode usá-la de jeito nenhum. Mesmo para quem pode, a conta bancária continua sendo tratada como empresarial, sem nada da simplicidade que as pessoas esperam. Para negócios internacionais, a private limited company é a única estrutura que serve.
Definido o tipo de empresa, quatro decisões vão para o formulário de constituição. Nenhuma delas é difícil, mas duas moldam em silêncio os seus serviços bancários, então valem alguns minutos de reflexão de verdade.
O seu objeto social
Esta é a descrição simples do que a sua empresa faz, e ela vai direto para os documentos de constituição. Não existe uma lista oficial para escolher – você descreve a atividade em linguagem comum. Duas coisas importam aqui. Mantenha o texto focado: um objeto social que diz “consultoria, importação e exportação, cripto e imóveis” deixa um banco em alerta, porque parece uma empresa que não decidiu o que é. Nomeie a atividade real em vez disso. “Comércio internacional de equipamentos industriais” diz muito mais a um banco do que uma longa lista genérica.
Dois detalhes pegam as pessoas de surpresa. A versão em chinês do objeto social é limitada a 30 caracteres, incluindo a pontuação, então você não conseguiria listar tudo nem se quisesse. E você não pode colocar no objeto social termos regulados como “serviços financeiros” ou “concessão de crédito” sem ter a licença correspondente – os bancos recusam empresas cujo objeto social reivindica uma atividade para a qual elas não têm licença. O objeto social também é a primeira coisa que um banco lê sobre a sua empresa.
Os seus acionistas
Os acionistas são os donos da empresa. Podem ser pessoas físicas ou outras empresas, locais ou estrangeiras, e não há restrição de nacionalidade. Um acionista já basta.
Para fundadores de países com altas barreiras, essa escolha não é só jurídica, é estratégica. Alguns bancos recusam uma empresa quando o beneficiário final dela vem de uma região que eles tratam como de alto risco, independentemente do passaporte que está sobre a mesa. Vale resolver isso cedo, enquanto você ainda tem espaço para estruturar. Como os bancos pontuam um solicitante está no guia de serviços bancários em Hong Kong.
O seu diretor
Toda empresa de Hong Kong precisa de pelo menos um diretor. O diretor tem que ser uma pessoa física, pode ter qualquer nacionalidade e pode morar em qualquer lugar do mundo. Ele assina os protocolos oficiais e responde legalmente pela empresa. Os bancos olham o diretor de perto, ainda mais quando ele vem de uma jurisdição com altas barreiras, então a pessoa que você nomeia passa a fazer parte de como a sua solicitação de conta é lida.
O nome da sua empresa
A sua empresa pode ter um nome em inglês, um nome em chinês ou os dois. O nome precisa terminar em “Limited”; “LLC” e “Inc.” são formas estrangeiras que uma empresa de Hong Kong não pode usar. Ele também não pode ser igual ao de uma empresa existente, e você pode conferir um nome no Companies Registry (o registro de empresas de Hong Kong) antes de se decidir por ele.
Você precisa de licença?
A maioria das tradings e das consultorias não precisa. Hong Kong é aberto por padrão, e a maior parte dos negócios registra e opera sem nenhuma permissão extra. Mas alguns setores são regulados, e você quer confirmar que o seu não é um deles antes de protocolar, e não depois.
Os setores regulados a conferir:
- Finanças, cripto e serviços corporativos
- Imóveis, construção e serviços de utilidade pública
- Mercadorias controladas, como álcool, tabaco e metais preciosos
- Serviços jurídicos, de RH e de segurança
- Saúde e educação
- Transporte e logística
- Turismo e entretenimento
Se a sua atividade está nessa lista, a licença é um processo à parte, com exigências e prazo próprios. Dimensione isso antes de registrar; em alguns casos, isso molda como você monta a empresa desde o começo.
Os documentos necessários
Para um acionista pessoa física, o conjunto padrão é curto:
- Passaporte de cada acionista e diretor
- Comprovante de endereço residencial, emitido nos últimos três meses
- O nome que você escolheu para a empresa e o objeto social
- O endereço registrado em Hong Kong e o company secretary (secretariado corporativo) – ambos fornecidos pelo seu prestador de serviços corporativos
Um item derruba mais empreendedores do que todos os outros: o comprovante de endereço. Uma conta de consumo ou um extrato bancário pessoal no seu nome serve, e um contrato de aluguel ou um documento do imóvel também. Uma carteira de motorista só vale se mostrar o endereço residencial completo, e uma autorização de residência normalmente não vale, porque prova o seu status, não onde você mora.
Há aqui também um ponto bancário silencioso. O endereço residencial que você põe no formulário passa a fazer parte do registro público, e um banco o lê durante o processo de abertura. Um endereço em um país de alto risco pode complicar os serviços bancários mesmo com o passaporte limpo – então, se você tem um endereço utilizável no país onde mora hoje, use esse.
Se quem detém as ações é uma empresa, e não uma pessoa, espere uma lista mais longa: os documentos de constituição dessa empresa, um organograma societário, uma deliberação do conselho aprovando a abertura, além do documento de identidade e do comprovante de endereço do próprio dono. Qualquer documento que não esteja em inglês ou chinês precisa de tradução certificada. O dossiê mais completo que um banco vai pedir depois – origem dos recursos, histórico do negócio, contratos de apoio – é um exercício à parte, e nós percorremos isso no guia de compliance bancário em Hong Kong.
O protocolo, e o que você recebe de volta
Com os documentos prontos, a solicitação vai para o Companies Registry, direto pelo sistema online ou por meio de um prestador. O processo é totalmente remoto – você não precisa ir a Hong Kong. Depois que os documentos entram, o registro costuma levar de cinco a dez dias úteis. Reserve algum tempo antes disso para preparar o dossiê e checar se o nome está livre.
Por quem você protocola importa mais do que parece. Uma empresa de secretariado corporativo cuida do protocolo e da manutenção anual que vem depois. Um consultor faz isso também e acrescenta o critério em torno disso – qual estrutura serve ao seu caso e como encaminhar os serviços bancários para o seu passaporte antes que isso vire um problema. Para um caso simples, uma empresa de secretariado corporativo basta. Para um fundador de um país “difícil”, só a ajuda com os serviços bancários normalmente vale mais do que os honorários do consultor. Como isso funciona na forma de um serviço em pacote está na nossa Abertura de empresa em Hong Kong – a página do serviço.
Depois da aprovação, você recebe o que a maioria dos prestadores entrega como um kit societário físico, a “green box”:
- Certificate of Incorporation (certidão de constituição)
- Business Registration Certificate (certificado de registro comercial)
- O número da sua empresa
- O formulário NNC1, com os dados da empresa
- Os Articles of Association (o estatuto social)
- Carimbos (chops) e selos da empresa
Hong Kong não exige por lei os carimbos da empresa, mas os negócios internacionais ainda funcionam com eles, então os prestadores emitem três como padrão:
- Carimbo retangular – para contratos e documentos oficiais, usado junto com a assinatura do diretor
- Carimbo redondo – vai nas faturas e na papelada do dia a dia; os bancos chineses em especial esperam vê-lo
- Selo metálico de relevo – reservado para eventos importantes, como transferências de ações
Depois do registro: com o que você está se comprometendo
O registro é um evento único. Depois dele, manter a empresa viva é uma obrigação anual, e Hong Kong é rigoroso na cobrança. Toda empresa entrega uma declaração anual no aniversário de abertura, renova o Business Registration, entrega a Profits Tax Return (a declaração de imposto sobre lucros) mesmo quando não deve imposto e precisa ter as contas auditadas todo ano. Singapura isenta empresas pequenas dessa auditoria; Hong Kong não.
O prazo que pega os empresários ausentes é a declaração anual. Perca a data de aniversário e a multa sobe rápido, e é o tipo de custo que não compra nada. Ponha a data no calendário no dia em que abrir a empresa. O detalhe dessas declarações, e como manter uma escrituração contábil que um banco aceite, fica com o nosso serviço de contabilidade.
Uma observação prática para a maioria dos empreendedores que tocam a empresa de fora de Hong Kong: tudo bem, mas algumas vezes por ano você ainda precisa de assinaturas de próprio punho em documentos originais e dos carimbos físicos. Guarde com você as digitalizações e as impressões dos selos, e mantenha os documentos originais e os carimbos ao alcance de uma pessoa de confiança perto de Hong Kong – para que um protocolo anual não fique três semanas parado esperando um courier.
A ordem que mantém você longe de problemas
Se você fizer isso na sequência certa, os problemas bancários em geral não acontecem:
- Decida primeiro a estrutura e as pessoas. Quem é dono da empresa e quem a dirige molda tudo o que vem depois, principalmente os serviços bancários. Resolva isso antes de tocar no formulário.
- Escreva o objeto social pensando no banco que vai lê-lo. Seja focado e honesto; um texto amplo, vago e genérico é o que atrasa uma solicitação.
- Protocole. Esta é a parte fácil – cinco a dez dias úteis, feita de forma remota.
- Planeje os serviços bancários junto com a empresa. Saber qual rota serve ao seu passaporte antes de estar sentado em cima de uma empresa dormente (dormant company) poupa você do pior tipo de espera. Se um banco já disse não, comece por conta recusada pelo banco.
- Monte o calendário anual no primeiro dia. A declaração anual cai na data de abertura da empresa, e é o prazo mais fácil de esquecer.
Nada disso torna o registro difícil. Só significa que, quando o banco finalmente analisar você, a empresa na frente dele é uma para a qual ele pode dizer sim.
Perguntas frequentes
Depois que os seus documentos entram, o Companies Registry costuma concluir o registro em cinco a dez dias úteis. Reserve algum tempo antes disso para preparar o dossiê e confirmar que o nome está disponível. A parte mais lenta é quase sempre a conta bancária, não a empresa – isso pode levar semanas, e mais ainda se o seu passaporte ou o seu setor disparar uma due diligence extra.
Sim. Todo o processo é remoto, e não há restrição de nacionalidade para ser acionista ou diretor de uma empresa de Hong Kong. Empreendedores do Oriente Médio e Norte da África, da CEI, da África e da América Latina registram assim de forma rotineira. O seu passaporte não impede o registro – onde ele pesa é na conta bancária que vem depois.
Você precisa de um endereço registrado em Hong Kong, que o seu prestador fornece. Um endereço em escritório com serviços ou um endereço virtual é permitido por lei, mas alguns bancos leem isso como um sinal de risco mais alto durante o processo de abertura. Confira quais bancos se importam com isso antes de contar com um endereço virtual.
Para quase todo fundador internacional, uma private limited company. A sole proprietorship exige uma carteira de identidade de Hong Kong, então não residentes não podem usá-la, e as demais estruturas trazem ou mais compliance ou menos credibilidade com os bancos. A private limited company dá a você responsabilidade limitada e é com ela que bancos e parceiros esperam lidar.
Você mesmo pode protocolar no Companies Registry, mas ainda precisa de company secretary, endereço registrado e declarações anuais – tudo isso exigido por lei. Como você vai precisar de um prestador para essas coisas de qualquer forma, a pergunta real é se você também quer um que entenda de serviços bancários para fundadores de países “difíceis”, e não só da papelada.
Para um acionista pessoa física: passaporte, comprovante de endereço residencial emitido nos últimos três meses e o nome escolhido para a empresa mais o objeto social. O seu prestador acrescenta o endereço registrado e o company secretary. Se quem detém as ações for uma empresa, você também precisa dos documentos dessa empresa, de um organograma societário e de uma deliberação do conselho aprovando a abertura.
Precisa de ajuda com isso?
Se você está abrindo uma empresa de Hong Kong a partir de um país com altas barreiras e quer que a estrutura se sustente quando o banco analisar, esse é o trabalho que fazemos. Agende uma conversa gratuita e nós vamos desenhar a abertura, e a rota bancária, em torno do seu passaporte e do seu negócio.